Машиночитаемую доверенность (МЧД) используют для подписания электронных документов и отправки электронной отчётности. С 1 сентября 2023 года применение МЧД стало обязательным для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
МЧД связана с 1С бухгалтерией тем, что она используется для подписания электронной отчётности и документов в различных контролирующих органах, таких как ФНС, СФР и других. В 1С можно настроить использование МЧД для отправки электронной отчётности, следуя инструкциям и требованиям этих органов.
Когда 1С:ЭДО получает документы, происходит автоматическая проверка подписи. Однако иногда от наших контрагентов приходят электронные документы со статусом подписи «Доверенность не найдена». Это указывает на то, что документ подписан с использованием МЧД, но доверенность существует только в бумажном виде или в распределённом реестре, и контрагент не предоставил информацию о ней.
Для обработки такого документа, в зависимости от ситуации, следует воспользоваться одним из представленных решений:
- получить от контрагента подходящую МЧД и загрузить её в программу;
- самостоятельно проверить правильность подписания документа и решить, доверять подписи контрагента или нет;
- запросить у контрагента этот документ с другой подписью.
Получить от контрагента подходящую МЧД и загрузить её в программу
Начиная с версии Модуля ЭДО 1.9.9.48 реализована передача данных о МЧД в составе транспортного контейнера электронного документа (warrant.xml). Доверенность контрагента будет загружена автоматически при поступлении таких документов в 1С.
Если программа или оператор ЭДО контрагента не поддерживает передачу данных о МЧД, то следует загрузить доверенность одним из предложенных ниже способов, а затем выполнить проверку электронной подписи.
Загрузка из реестра ФНС
Если контрагент предоставил номер МЧД, программа позволяет вручную загрузить доверенность из узла распределённого реестра. Для этого в едином журнале «Машиночитаемые доверенности» нужно выполнить команду «Загрузить из реестра ФНС». В открывшемся окне укажите ИНН доверителя и номер загружаемой доверенности.
Загрузка из файла МЧД
Доверенность можно получить не только из узла распределённого реестра, но и в виде файла, отправленного по электронной почте, через мессенджер или другим удобным способом. В программе предусмотрена возможность загрузить доверенность из файла. Для этого в едином журнале «Машиночитаемые доверенности» нужно выполнить команду «Ещё — Загрузить из файла».
В открывшемся окне следует выбрать предоставленный файл и нажать «Открыть». При загрузке проверяется соответствие файла утвержденному формату и соответствие подписи полученного файла. Если все проверки будут пройдены успешно, то МЧД будет загружена в программу.
Произвольным документом
В программе есть возможность получения МЧД в виде электронного документа, отправленного контрагентом. Этот документ выглядит как машиночитаемая доверенность и распознаётся как МЧД только в программе 1С.
После загрузки доверенности контрагента необходимо выполнить проверку подписи в электронном документе.
Самостоятельно проверить правильность подписания документа
Если полномочия подписанта подтверждены доверенностью, предоставленной в бумажном виде, получатель должен самостоятельно принять решение о том, правильно ли подписан входящий электронный документ.
При попытке обработать такой документ с помощью кнопки «Подписать и отправить» появляется окно с предупреждением, в котором объясняется, почему подпись не была проверена, и предлагаются возможные дальнейшие действия.
Программа предлагает на выбор 2 варианта дальнейших действий:
- «Да, доверяю» - означает, что получатель подтверждает свое доверие подписи, и согласен на подписание электронного документа;
- «Нет, не доверяю» - означает, что получатель не доверяет подписи контрагента, и программа прерывает дальнейший процесс подписания электронного документа.
Если был выбран вариант «Да, доверяю» и установлен флажок «Больше не задавать вопрос по документам этого контрагента», то программа запомнит выбор для настройки отправки по этому контрагенту, и в дальнейшем будет сразу переходить к подписанию.
Проставленный флажок при выборе ответа «Нет, не доверяю» не запоминается для следующих подписаний.
Снять флажок можно в меню «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» – «Настройки ЭДО» – открыть настройку отправки документов – подменю «Еще» – «ЭДО» – «Не показывать окно ручной проверки МЧД».
Также ручную проверку доверенности можно выполнить до подписания электронного документа, воспользовавшись командой «Проверка доверенности выполнена вручную».
Информация о ручной проверке будет отображаться на вкладке «Подписи», а также в визуализации штампа.
Информацию о пользователе программы, который выполнил ручную проверку, можно просмотреть в протоколе статуса подписи.