Обязательный кадровый электронный документооборот (КЭДО) начался с пилотного проекта, запущенного Министерством труда в 2018 году. В рамках этого проекта была создана рабочая группа из представителей федеральных ведомств и крупных компаний, таких как МТС и Сбер. Изначально эксперимент проводился с дублированием документов на бумаге.
Цель проекта заключалась в том, чтобы компании внедрили КЭДО в соответствии с законодательством и при необходимости внесли изменения в нормативные акты. Кроме того, Минтруд стремился выявить возможные проблемы до того, как проект станет обязательным для федеральных ведомств.
Во время эксперимента обнаружилось, что восстановление документов и прав работников в случае их потери в корпоративной информационной системе затруднительно. Чтобы обеспечить массовый переход на электронный документооборот, Министерство труда решило дублировать документы в государственную информационную систему.
Также возникли сложности с определением видов и случаев использования подписей.
По результатам первого этапа эксперимента был принят закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
После второго раза КЭДО разрешили для всех
В 2020 году Министерство труда провело эксперимент, направленный на исправление ошибок, допущенных ранее. В этом эксперименте могли принять участие не только крупные предприятия и федеральные органы власти, но и все работодатели, кроме индивидуальных предпринимателей.
В отличие от предыдущего эксперимента, работодателей больше не обязывали дублировать документы на бумажных носителях. Им также предоставили возможность самостоятельно выбирать перечень кадровых документов, подлежащих электронному оформлению.
Задачу дублирования документов в государственную информационную систему взяла на себя платформа «Работа в России». Частные сервисы также участвовали в эксперименте. Новые компании и поставщики систем электронного документооборота следили за ходом эксперимента Министерства труда и предлагали рынку свои собственные решения для кадрового электронного документооборота.
Итоги второго экспериментаВо время эксперимента стало очевидно, что электронные архивы являются проблемой, так как не было ясно, где хранить кадровые документы со сроком хранения до 50 лет. Росархив не смог решить эту проблему. В результате ответственность за хранение документов легла на платформу «Работа в России» и поставщиков платформ КЭДО.
Из-за того, что срок хранения кадровых документов составляет до 50 лет, необходимо было разработать методы проверки электронной подписи в течение длительного времени, включая период после истечения срока действия сертификата.
Кроме того, у разных компаний были различные форматы документов. Министерство труда пришло к выводу, что для перехода на КЭДО нужны унифицированные форматы кадровых электронных документов.
В 2023 году начался третий эксперимент, но уже для федеральных органов власти. Специалисты считают, что этот этап может быть завершающим. В июне 2024 года Министерство труда подведёт итоги эксперимента и завершит доработку портала «Работа в России». Если не обнаружатся новые проблемы, вероятно, КЭДО станет обязательным для всех организаций.
Внедрение единых форматов кадровых документов указывает на то, что КЭДО может стать обязательным. Единый формат позволит государственным органам автоматически проверять электронные документы на правильность.
Предыдущий опыт — это случай ЭДО с контрагентами. Тогда обмен документами был и электронным, и бумажным, а после принятия 371-ФЗ с поправками в Налоговый кодекс появилось требование выставлять электронные счета-фактуры по определённым операциям, например, с маркированными товарами.
Чтобы подготовиться к внедрению платформы КЭДО, выполните следующие шаги:
-
Изучите кадровые процессы в вашей компании и определите требования к системе, сроки и список документов для работы.
-
Выберите подходящую систему КЭДО, учитывая особенности вашего бизнеса и кадровых процессов.
-
Выберите тип электронной подписи, соответствующий законодательству и потребностям вашей компании.
-
Сообщите сотрудникам о переходе на КЭДО и соберите их согласия.
-
Разработайте локальные документы, такие как положение о переходе и приказ о переходе.
-
Добавьте сотрудников в систему, предоставив им доступы и попросив подписать согласия на обработку персональных данных.
Организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с помощью программных продуктов и сервисов 1С. Это поможет ускорить обмен документами, заполнять кадровые документы вовремя, экономить на печати и пересылке бумажных документов.
В программе 1С можно использовать сервис 1С:Кабинет сотрудника для оперативного ознакомления сотрудников с документами, подачи заявлений и запросов. Вы можете заказать бесплатную демонстрацию сервиса и узнать о его возможностях.