Разина Людмила, руководитель контрольно-аналитического отдела компании "1С:Автоматизация" - 01.12.2008
Что этот факт может означать для Российских предприятий? Очевидно, следует готовиться к росту расходов на обслуживание и удорожанию кредитов. Получить заемные средства в этих условиях тоже будет сложнее, т.к. в связи с критичностью для банков риска невозврата кредита процедуры проверки заемщиков становятся более тщательными, а значит длительными и не гарантирующим выдачу кредита.
Дефицит свободных заемных средств для широкого круга предприятий означает спад производства, снижение темпов развития - ведь в большинстве случаев именно с этой целью финансовые ресурсы и привлекались. Выстраивая дальнейшую цепочку, ожидаемые последствия развития ситуации - снижение уровня доходов населения, потребительского спроса, сокращение выручки предприятий, т.е. снижение объемов входящих потоков денежных средств от покупателей, рост дебиторской задолженности.
Вместе с этим условия поставок от предприятий, которые находятся в той же рыночной ситуации, становятся более жесткими: минимизируя свои риски, поставщики предпочитают теперь работать «по предоплате». Таким образом, круг замкнулся - дефицит живых денежных средств становится основной проблемой, которую приходится преодолевать предприятию, чтобы суметь в новой «кризисной» реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность. «Где найти свободный финансовый ресурс?» - вот основной вопрос, который ставят сегодня перед собой многие предприятия.
Новые реалии диктуют нам необходимость распоряжаться денежными средствами предприятия более рационально. Действительно, на подъеме экономики предприятия имели достаточный финансовый резерв для осуществления не только текущей деятельности, но и для развития новых направлений бизнеса, осуществления инвестиционных проектов. Вопрос «экономии» средств не стоял столь остро. Моменты «утечки» денег или их нерационального использования не были столь заметны в ситуации свободного финансирования.
Каковы же внутренние источники финансового ресурса в текущей ситуации, которые позволят предприятиям не снижать темпов производства? Попытаемся рассмотреть возможные варианты поиска таковых.
Планирование и оптимизация денежных потоков
Планирование потоков денежных средств предполагает возможность управления ликвидностью компании. Обеспечение же ликвидности в период кризиса - первый явный показатель успешности работы предприятия.
Оперативное планирование денежного потока на определенный отчетный период осуществляется путем составления платежного календаря в рамках бюджета движения денежных средств на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств. С точки зрения бюджетирования платёжный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана.
Платежный календарь, являясь фактически плановым «расписанием» потока движения денежных средств предприятия, позволяет прогнозировать кассовые разрывы, а значит - дает возможность заблаговременно принять меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществить платеж при отсутствии достаточных денежных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден - значит вооружен» - можно оперативно изменить планы расходования денежных средств, тем самым предотвратив кассовый разрыв.
Таким образом, если предприятие испытывает дефицит свободных денежных средств, можно осуществлять планирование расходов под предстоящие поступления денег.
Затронув такой аспект управления денежными средствами как «планирование», следует сказать, что в ситуации дефицита «живых» денег особое значение приобретает четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.
Конечно же, определение приоритетности тех или иных платежей - дело сугубо личное для каждого предприятия. Но скорее всего определяющим фактором приоритетности станет обеспечение основной деятельности предприятия: оплата сырья и материалов для выпуска продукции под заказы покупателей останется важнее, например, очередной закупки новой мебели для офисных работников. Без последнего работа предприятия не остановится, а вот если не обеспечить необходимыми ресурсами производство - последствия предсказуемы.
В этой связи будет весьма полезен анализ так называемых «постоянных» платежей: зачастую, на предприятиях есть определенный класс расходов, которые осуществляются только потому, что «так было всегда», к ним привыкли и не ставят под сомнение необходимость проведения таковых. Свежий взгляд на структуру платежей может дать «пищу для размышлений» над вопросом - нам это действительно необходимо?
Составление плана движения денежных средств только тогда имеет смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких либо «супер»-важных/срочных и т.п. проектов. Это означает, что продумывать направления расходования денежных средств необходимо заранее, а значит - в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.
Если говорить об исполнении плана, уместно обратить внимание на практику ежедневной сверки баланса наличных денежных средств, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, необходимую для принятия решений об осуществлении текущих платежей.
Минимизация риска неплатежеспособности
Как правило, управление различными видами финансовых рисков, в частности риском неплатежеспособности как компании, так и ее контрагентов базируется на хеджировании(страховании) рисков. В не меньшей степени эти функции связаны с разработкой и контролем лимитов по различным статьям расходов. Например, регулирование риска неплатежеспособности, который в условиях кризиса приобретает особое значение, предполагает установление лимитов по дебиторской задолженности и лимитов авансовых операций с контрагентами, вызывающим подозрение относительно возможной неплатежеспособности.
Как выявить таких контрагентов, оценить их «благонадежность»? Помочь в этом может оперативное отслеживание и анализ поступлений денежных средств (в том числе за прошлые периоды), сверка сроков фактических поступлений денег от контрагентов с плановыми. Проанализировав динамику платежей, а вернее - задержек по платежам контрагентов можно оценить насколько регулярно и добросовестно осуществляет платежи клиент, какие ограничения по срокам и объемам дебиторской задолженности уместно установить для того или другого клиента.
Качественная оперативная проверка задержек в планируемых поступлениях денежных средств на счета компании позволяет располагать информацией для последующего выяснения причин несвоевременной оплаты дебиторской задолженности контрагентами. Таким образом, компания располагает оперативными данными для продуктивной работы с дебиторами. В свою очередь снижение сроков дебиторской задолженности и более быстрое получение живых денег улучшает финансовые показатели работы предприятия, например оборачиваемость капитала, что в условиях финансового кризиса, согласитесь - немаловажно.
Как быть, если авансовая операция с неблагонадежным клиентом уже совершена или дебиторская задолженностью - увы - реальность, с которой финансовой службе предприятия приходится иметь дело? В качестве мер по минимизации выданных авансов, просроченной и долгосрочной дебиторской задолженности, в основном, могут рассматриваться операции проведения зачетов и реструктуризации задолженности, например с помощью проведения вексельных схем.
Работа с банками
Известно, что практически все функции, связанные с регулированием потоков ДС компания осуществляет с помощью банков, поэтому организация работы компании с таковыми является одной из основных задач финансовой службы любого предприятия. При этом постановка задачи такова: организовать работу с банками с минимальными издержками, но максимальной выгодой для предприятия.
Например, при планировании платежей важно не забывать о задаче поддерживать баланс распределения денежных средств на расчетных счетах в различных банках. Если один из счетов компании будет заморожен, она сможет продолжить работу, используя счета в других банках. Эта мера позволит обезопасить компанию от таких рисков, как банкротство банка.
Кроме того, с точки зрения риск-менеджмента объединение в одном банке двух и более глобальных функций (например, расчетно-кассовые операции и привлечение финансирования) нежелательно. Как минимум это может привести к увеличению финансовых рисков и рисков концентрации.
Проект автоматизации? Самое время!
Нетрудно заметить, что ключ успеха работы предприятия по обозначенным направлениям - это достаточность информации для принятия тех или иных решений, связанных с управлением денежными средствами. Обеспечить необходимой информацией управленческий персонал компании можно с помощью внедрения автоматизированной системы.
Казалось бы, кризис - не лучшее время для того, чтобы задумываться над открытием новых проектов, в том числе связанных с автоматизацией предприятия. Однако, именно сейчас инструментарий получения оперативных данных о финансовом состоянии бизнеса особенно необходим: как оперативно составить платежный календарь, запланировать расходы под предстоящие поступления денег, проанализировать постоянные платежи, оценить динамику платежей дебиторами, проконтролировать соблюдение установленных лимитов дебиторской задолженности, оценить баланс распределения средств на банковских счетах компании? Эти и многие другие вопросы можно решить с помощью автоматизации функций управления денежными средствами с помощью программных продуктов 1С:Предприятие.
Проиллюстрируем некоторые инструменты программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8» (далее - 1С:УПП), связанные с управлением денежными средствами.
Составляем платежный календарь
Оперативное прогнозирование денежных потоков в 1С:УПП осуществляется с помощью ввода в программу специализированных документов, фиксирующих планируемые поступления денежных средств и заявки на их расходование. Информация, содержащаяся в этих документах, является одним из источников для формирования платёжного календаря. Другим источником являются сформированные в программе, но ещё не оплаченные платёжные документы.
Создание платёжного календаря по данным источников осуществляется путем формирования отчётов «Платёжный календарь» и «Платёжный календарь (с учётом заказов)» в разрезе контрагентов по дням прогнозируемого периода. Отличие этих отчетных форм заключается в том, что второй, помимо информации о прогнозируемых поступлениях и платежах, содержит также данные об имеющихся заявках покупателей на отгрузку товаров и наших заявках поставщикам.
Сформированный в программе платёжный календарь позволяет оперативно получать прогнозную информацию по дням планового периода с расшифровкой вплоть до документов планирования / резервирования, в том числе и по остаткам на начало планового периода. В реквизите «Итого сумма к использованию» отображается сумма банковского счёта / кассы, которую мы можем использовать для распределения платежей.
Рис. 1 Отчёт «Платёжный календарь (с учётом заказов)».
Анализируем платежи дебиторов
Сопоставить плановые и фактические платежи по контрагентам и договорам с ними в 1С:УПП можно с помощью отчёта «Сравнительный анализ движения денежных средств».
Рис. 2 Отчёт «Сравнительный анализ движения денежных средств»
Сравнив значения реквизитов отчета «фактические данные с учётом заявок» и «фактические данные», можно сделать вывод о выполнении клиентом своих обязательств, зафиксированных в документах «Планируемое поступление денежных средств».
Информацию о дебиторской задолженности, имеющейся в компании на определённую дату, можно увидеть из отчёта «Задолженность по контрагентам».
Рис. 3 Отчёт «Задолженность по контрагентам»
Более подробный анализ дебиторской задолженности можно увидеть, сформировав в программе «Отчёт по клиентам». В отчете предоставляется полная информация обо всех документах, оформленных с контрагентом (поставщиком или покупателем) и о состоянии взаиморасчетов с ним.
Рис. 4 Отчёт «Отчёт по клиентам»
Оцениваем фактическое движение денежных средств, анализируем работу с банками
Проанализировать фактическое движение и остатки денежных средств организации отдельно по каждому банковскому счёту / кассе в программе 1С:УПП можно с помощью отчётов «Ведомость по денежным средствам», «Движение денежных средств».
Отчет «Ведомость по денежным средствам» предоставляет данные для анализа за определённый период времени по дням в валюте банковского счёта / кассы, а также в пересчёте на валюту, в которой ведется управленческий учёт компании
Рис. 5 Отчёт «Ведомость по денежным средствам»
Отчет «Движение денежных средств» предоставляет информацию о движении денежных средств компании (в разрезе юридических лиц) за определенный период времени с детализацией по форме оплаты (наличные/безналичные платежи), расчетным счетам (кассам), статьям движения денежных средств и, помимо прочего, по реквизитам плательщика/получателя (контрагент, договор контрагента, сделка).
Рис.6 Отчет «Движение денежных средств»
Отчет «Движение денежных средств» интересен с той точки зрения, что в него может быть выведена детальная информация как по документам учета фактического движения денежных средств (банковские и кассовые документы), так и по документам, которыми эти платежи планировались. Таким образом, например, можно определить соотношение между объемами платежей, совершенных по заявкам на расходование средств и незапланированными платежами (по которым заявки не оформлялись). Следовательно, можно выявить расхождения между планируемыми и фактическими направлениями расходования денежных средств.
Рис.7 Отчет «Движение денежных средств», сопоставление заявок и фактических платежей
Для управления балансом денежных средств на расчетных счетах предприятия, принятия решения о том, средства какого банковского счёта лучше использовать для осуществления платежей, на какой счёт лучше провести поступление денежных средств, можно использовать отчёт программы «Анализ доступности денежных средств».
Отчёт предоставляет оперативную информацию на требуемый период по:
-
Юридическим лицам предприятия
-
Остаткам денежных средств на расчетных счетах юр.лиц и в кассах
-
Выписанным, но не оплаченным на момент отчета расходным платежным документам
-
Зарезервированным по заявкам денежным средствам
-
Ожидаемым к поступлению платежам