Островская Евгения, консультант по финансовому учету компании "1С:Автоматизация" - 19.02.2009
Не приходится ставить под сомнение тот факт, что управление денежными потоками является наиболее важным направлением деятельности для любых организаций. Особенно актуальным управление финансами предприятия становится в условиях нестабильной финансовой ситуации, характерной для последних нескольких месяцев.
Дефицит денежных средств может привести к невозможности своевременной выплаты налогов и зарплаты сотрудникам, просрочке платежей по кредитам и займам, нарушению сроков оплаты поставок по договорам, что в свою очередь приводит к начислению штрафов, пеней, неустоек, ухудшению кредитной истории, потере деловой репутации, дополнительным издержкам для устранения нежелательных последствий. Любого из этих факторов будет достаточно, чтобы не только развитие, но само существование бизнеса оказалось под угрозой, или, как минимум - владельцы имели основание задуматься о смене руководства таковым.
С другой стороны, профицит денежных средств, который в условиях кризиса многие предприятия стараются создать в качестве надёжного финансового резерва «на всякий случай», также означает определённые потери для предприятия, которые с некоторой долей условности можно оценить размером упущенной выгоды от участия в каком-либо инвестиционном проекте.
Таким образом, актуальной проблемой в современных условиях является балансирование между поддержанием текущей платежеспособности и получением дополнительной прибыли от вложения денежных средств.
В условиях нестабильной финансовой ситуации также особое значение приобретает контроль движения финансовых потоков на предприятии. В связи с вошедшей в практику работы российских предприятий системой бюджетного управления, как правило, функции контроля выполнения бюджета движения денежных средств, а в некоторых организациях и составление БДДС, выделяются в структуре управления предприятием в отдельную группу, называемую казначейством.
В рамках данной статьи мы попытаемся рассмотреть основные аспекты работы казначейства и оценить, какие формы организации такого подразделения на разных типах предприятий наиболее эффективны.
Зачем предприятию казначейство?
Казалось бы, управление денежными средствами можно осуществлять, не выделяя в структуре предприятия отдельной единицы - казначейской службы.
Действительно, можно распределить функции управления финансовыми потоками между несколькими подразделениями. Например:
-
финансово-экономические службы
-
планируют бюджет движения денежных средств
-
собирают заявки на платёж от подразделений предприятия
-
осуществляют контроль заявок на платёж подразделений на соответствие их БДДС
-
составляют реестры счетов на оплату
-
формируют платёжные календари
-
оформляют документы на получение кредитов в банках
-
отдел продаж прогнозирует на ближайший период ожидаемые поступления средств от покупателей/заказчиков
-
бухгалтерия
-
осуществляет расчетно-кассовые операции по счетам в банках и кассе
-
ведёт взаиморасчёты с контрагентами: сверки с дебиторами и кредиторами по задолженностям, реструктуризация задолженностей, расчёты в неденежной форме (взаимозачёты и т.п.) и пр.
-
финансовый директор или другое лицо, ответственное за движение денежных средств (например, руководитель ФЭО)
-
анализирует реестры счетов на оплату на предмет приоритетности, срочности платежей, достаточности средств для их осуществления
-
по результатам анализа реестров с учётом данных об остатках на счетах (предоставляемых бухгалтерией) и ожидаемых поступлениях от покупателей (прогнозируемых отделом продаж) определяет счета, которые нужно оплатить в текущий день
-
определяет свободный остаток денежных средств и принимает решение о его использовании: при недостатке - о дополнительном финансировании, при избытке - об инвестировании в ценные бумаги или другие финансовые инструменты.
Фактически, при такой организации работы нет единого центра, концентрирующего всю информацию по управлению финансовыми ресурсами. По сути, таким центром вынужден являться финансовый директор, являющийся «последней инстанцией» в финансовых вопросах. С увеличением финансовых потоков объем аналитической работы, связанной с принятием управленческих финансовых решений, катастрофически возрастает, что ведет к снижению эффективности работы.
Отсутствие единого центра по управлению финансовыми потоками может сопровождаться следующими проблемами:
- Отсутствие единой политики и процедур управления финансовыми потоками. Например, финансово-экономическая служба на основании утверждённой заявки на платёж перечислила средства поставщику, в то время как бухгалтерия осуществила с тем же контрагентом взаимозачёт, закрыв задолженность по этому же платежу, в результате чего поставщику дважды оплатили по одному счёту. Если бы все финансовые потоки осуществлялись из одного центра, такая ситуация была бы исключена.
- Трудности при формировании платёжного календаря. Поскольку информация, необходимая для формирования платёжного календаря, рассредоточена по нескольким службам компании, то спрогнозировать её достаточно надёжно на срок более недели во многих компаниях становится ощутимой проблемой.
- Недостаточная оперативность поступления информации, необходимой для принятия решений в сфере управления денежными средствами, вследствие «бюрократизации» системы: информация должна пройти несколько инстанций, прежде чем попадёт к ответственному лицу, принимающему решение.
- Вероятность финансовых рисков. Управление финансовыми рисками сложная и ответственная работа, требующая всей полноты информации о движении финансовых потоков компании, тесной работы с банками и другими финансовыми институтами. А поскольку единый центр, в котором бы концентрировалась вся информация по управлению финансовыми потоками, отсутствует, то, как правило, управление рисками вообще не осуществляется, либо какие-то операции проводятся, но гарантировать их эффективность при такой организации процесса вряд ли можно.
Поэтому многие предприятия объединяют выполнение задач комплексного управления денежными средствами в рамках одного выделенного подразделения - казначейства, которое осуществляет всю техническую и аналитическую работу, а финансовый директор по её результатам принимает управленческие решения.
Функции казначейства
В целом, задачи управления финансами можно разделить на два класса: стратегическое финансовое планирование и оперативное управление.
Главной задачей казначейства является оперативное управление финансовыми потоками компании, основанное на организации взаимоотношений с банками и другими финансовыми институтами, с целью минимизации финансовых рисков и операционных расходов и максимизации доходности от инвестирования свободных финансовых ресурсов.
Основными функциями казначейства, исполнение которых необходимо для решения главной задачи, являются:
- организация системы взаимоотношений с банками;
- оперативное планирование и оптимизация денежных потоков;
- контроллинг;
- управление финансовыми рисками.
Остановимся на каждой из функций подробнее.
Организация системы взаимоотношений с банками
Практически все казначейские операции предприятия осуществляют с помощью банков:
- открытие и ведение счетов
- осуществление всех типов расчётов (казначейство - расчётный центр)
- банковское кредитование
- инвестирование свободных денежных средств (например, размещение на депозитах).
Поэтому организация системы взаимоотношений с банками является одной из основных задач казначейства. Главное, что требуется от казначейства в этой сфере, - минимизация затрат на операционные расходы банков и проценты по кредитам с максимальной выгодой для предприятия.
В целях минимизации рисков желательно держать деньги параллельно на нескольких счетах в различных банках (если один из счетов компании будет заморожен, она сможет продолжить работу, используя счета в других банках) и не объединять в одном банке две или более глобальных функции (например, привлечение средств банков для долгосрочного финансирования и расчётно-кассовое обслуживание). Эти меры позволят обезопасить компанию от финансовых рисков, рисков концентрации, банкротства банка и обеспечить большую конфиденциальность.
При этом следует учитывать, что банк - это коммерческая организация, чьи доходы зависят от оборотов по счетам клиентов банка. Поддерживая определённый уровень оборотов по счетам, компании-клиенты банка гарантируют ему доходность, в ответ на что банк предоставляет таким клиентам более привлекательные условия по кредитованию. Например, лимит овердрафта для компании-клиента напрямую зависит от объёмов поступлений на расчётные счета этой компании в данном банке.
Планирование и оптимизация денежных потоков
Само по себе прогнозирование движения денежных потоков на определенный период (год, квартал, месяц) является задачей планово-экономической службы компании. На основании плановых данных (прогноз выручки, оплата дебиторской или кредиторской задолженности, и т. д.) формируется бюджет движения денежных средств, который регулирует остаток денежных средств на конец планового периода.
Поступления и платежи осуществляются компанией ежедневно, и если в целом за месяц в БДДС имеется положительное сальдо, то в течение месяца могут быть кассовые разрывы, когда платежи осуществить необходимо, а средств на счетах нет. Для выявления таких «узких мест» и своевременного принятия мер для их предотвращения предприятию необходимо оперативное планирование. Эта задача ложится на казначейство.
Система оперативного планирования заключается в разработке комплекса краткосрочных плановых заданий по финансовому обеспечению деятельности предприятия.
Для реализации задачи оперативного финансового планирования казначейство формирует Платёжный календарь. С позиции бюджетного управления платёжный календарь является инструментом резервирования денежных средств из бюджета.
Период, на который составляется платёжный календарь и периодичность его формирования, корректировки и обновления у разных компаний различаются. Чаще всего периодом является месяц или неделя, а периодичностью соответственно - неделя или день.
В платёжном календаре притоки и оттоки денежных средств должны быть сбалансированы. Отрицательное сальдо поступлений и выплат означает дефицит денежных средств в соответствующем периоде времени. В этом случае необходимо определить источники покрытия плановых денежных дефицитов. При положительном сальдо поступлений и выплат образуется профицит (излишек) денежных средств. В этом случае возникает необходимость определить объекты краткосрочного инвестирования и соответствующую доходность операции.
Информационной базой платёжного календаря служат:
-
бюджет движения денежных средств
-
договоры
-
графики выплаты заработной платы
-
налоговый календарь
-
установленные сроки платежей для финансовых обязательств
-
заявки на осуществление платежей
-
внутренние приказы
-
выписки по счетам предприятия
Целесообразно формировать платёжные календари по каждому банковскому счёту и кассе предприятия с тем, чтобы распределить объёмы денежных средств между счетами так, чтобы выполнить обязательства по поддержанию определённого уровня оборотов денежных средств на счетах в «стратегических» банках и обеспечить минимальные операционные расходы.
Формирование платежного календаря проводится в несколько этапов:
-
занесение заявок на осуществление платежей и планируемых поступлений по операционной деятельности;
-
занесение плановых поступлений и выплат по инвестиционной деятельности;
-
занесение плановых поступлений и выплат по финансовой деятельности;
-
формирование промежуточного сальдо движения денежных средств;
-
определение необходимости дополнительного финансирования в случае дефицита или возможности краткосрочного инвестирования в случае профицита денежных средств;
-
формирование итогового сальдо денежных средств.
Правильно составленный платёжный календарь позволяет своевременно выявить финансовые ошибки, недостаток средств, вскрыть причину такого положения и спланировать соответствующие мероприятия и таким образом избежать финансовых затруднений.
Контроллинг
Функции финансового контроллинга в компаниях распределяются между планово-экономическими службами и казначейством. На казначейство ложится часть контроля, касающаяся финансовых потоков: контроль исполнения бюджета движения денежных средств и установленных лимитов, контроль корректности исполнения платежей и своевременности поступлений, постоянный мониторинг и контроль дебиторской и кредиторской задолженностей.
При формировании политики управления денежными потоками необходимо особое внимание уделить взаимодействию казначейства с контуром бюджетного управления. Это не только формирование платёжного календаря, но и контроль его исполнения, а также контроль соблюдения лимитов расхода денежных средств, установленных в БДДС. Поэтому важно четко регламентировать зоны ответственности каждого подразделения в организации контроля финансовых потоков, отслеживании фактического исполнения БДДС.
Например, как правило, БДДС формируется плановыми отделами, и казначейство не обладает информацией о соответствии конкретного платежа статье бюджета. Поэтому при предоставлении заявок на осуществление платежа в них необходимо указывать код или наименование статьи БДДС с тем, чтобы при формировании платёжного календаря казначейство осуществило бюджетный контроль соответствия данных заявок на платёж статьям БДДС. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование в соответствии с установленными процедурами. При этом функцию контроля исполнения бюджета казначейством можно назвать «последним оплотом» на пути движения денежных средств, перед тем как они покидают компанию.
На многих предприятиях казначейство формирует фактическое исполнение платёжного календаря и бюджета движения денежных средств на основании банковских выписок. При этом казначейство осуществляет контроль не только «на выходе», но и «на входе»: проверяется, все ли ожидаемые средства были получены от покупателей, заказчиков, не было ли возвратов платежей, отправленных поставщикам и т.д.
Качественная оперативная проверка задержек в планируемых поступлениях денежных средств на счета компании позволяет располагать информацией для последующего выяснения причин несвоевременной оплаты дебиторской задолженности контрагентами.
Функции казначейства по контролю сроков дебиторской и кредиторской задолженности связаны с принятием соответствующих мер: с одной стороны - не допускающих или минимизирующих просрочку по платежам дебиторов, выданных авансов, а с другой - реализующими возможность реструктуризации долгов кредиторам. Фактически, эти меры заключаются в постоянном мониторинге состояния задолженностей, тесном сотрудничестве с ключевыми контрагентами по вопросам сумм и сроков поступлений и выплат, своевременности погашения долгов кредиторам и решении вопросов возможности реструктуризации задолженностей, в том числе и в «неденежной» форме, например, путём проведения взаимозачётов и вексельных схем.
Помимо оптимизации структуры задолженности, источником дополнительного финансирования оборотного капитала может быть краткосрочное финансирование за счёт неоплаты кредиторской задолженности поставщикам. Но здесь нужно действовать осторожно, поскольку такие действия могут привести к штрафным санкциям. Поэтому отсрочку кредиторской задолженности лучше согласовывать с поставщиками.
Управление рисками
К функциям казначейства относится управление финансовыми рисками. Как правило, это валютные, кредитные риски, риски изменения процентных ставок и риски ликвидности.
Управление финансовыми рисками заключается в выявлении «узких мест», в которых возможно возникновение рисков, в оценке этих рисков - значительны они для предприятия или могут не учитываться как маловероятные, и в разработке мероприятий по минимизации финансовых рисков. Такими мероприятиями могут быть хеджирование (страхование) рисков, разработка и контроль лимитов по различным статьям расходов, в частности, формирование платёжного календаря и ежедневный контроль исполнения БДДС.
В условиях финансового кризиса управление рисками приобретает особое значение. Например, для минимизации риска ликвидности необходима организация ежедневного отслеживания финансовых потоков, детальный жёсткий контроль выполнения финансовых обязательств, соблюдение лимитов, установленных на расход денежных средств и остаток дебиторской задолженности. Под особый контроль необходимо взять операции с контрагентами, вызывающими подозрение относительно возможной неплатежеспособности.
Приведённое описание функций казначейства достаточно условно и на каждом предприятии подход к выделению задач казначейства может быть разным. На набор выполняемых казначейством функций может повлиять и выбранная компанией форма организация казначейства.
Формы организации казначейства
Специфика деятельности каждого предприятия, связанные с ней задачи и организационная структура компании или группы компаний определяют и модель, по которой может строиться работа казначейства.
Можно выделить две основные формы организации казначейства в рамках компаний:
-
Централизованное казначейство;
-
Децентрализованное казначейство.
Сами названия этих форм информативны и достаточно точно отражают их суть.
Для небольших предприятий, не являющихся холдингом и не входящих в какие-либо холдинги, характерно централизованное казначейство. В структуре предприятия выделяется служба казначейства, через которую идут все финансовые потоки. Другие подразделения предприятия участвуют в процессе лишь путём предоставления заявок на осуществление платежей, планов поступлений и консультированием по приоритетности выплат.
Для холдингов вопрос необходимости централизации казначейства также стоит достаточно остро. В последнее время во многих российских компаниях наблюдается тенденция централизации управления. А поскольку контроль над денежными потоками крайне важен для компании, то одним из основных объектов централизации является казначейство.
Выбор той или иной формы организации работы казначейства в холдинге зависит от многих факторов:
-
принятая структура управления: стремление к централизации управления предприятиями, входящими в холдинг, или предоставление им определённой самостоятельности в рамках компании
-
территориальная удалённость предприятий холдинга
-
высокая вероятность и значимость финансовых рисков
-
система автоматизации, единая для всех предприятий холдинга
-
объединение в рамках одного холдинга предприятий разного профиля с различной структурой активов, расходов, источников финансирования капитала
Децентрализованное казначейство, как правило, характерно для предприятий с достаточно демократичной структурой управления, где структура и организация бизнеса допускает предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или бизнес-направлений (отдельные юридические лица или группы компаний, объединенных по единому признаку).
При выборе децентрализованной модели в компании должны быть очень хорошо отлажены бизнес-процессы по взаимодействию казначейств всех предприятий, входящих в холдинг. Часто встречается ситуация, когда одно из предприятий холдинга нуждается в финансировании и вынуждено взять для этих целей кредит в банке, другое же предприятие холдинга в это время располагает свободными средствами. При отсутствии централизации платежей, системы взаимодействия между предприятиями холдинга, компания может терять средства и увеличивать свои финансовые риски. Поэтому для децентрализованных моделей очень важна жёсткая система контроллинга.
Очевидно, что главной отличительной чертой централизованной модели организации казначейства является жёсткая централизация платежей, а во многих компаниях и поступлений. Централизация финансовых потоков осуществляется через единый счет или систему транзитных счетов с автоматической переброской на основной, откуда и осуществляются платежи.
При организации централизованного казначейства особое значение приобретает управление информационными потоками в режиме он-лайн. Необходим постоянный оперативный обмен данными между предприятиями холдинга. Поэтому крайне важен вопрос о выборе автоматизированной системы, которая сможет обеспечить контроль и управление платежами всех компаний холдинга в оперативном режиме.
Задачи автоматизации казначейской функции достаточно успешно решаются средствами программных продуктов 1С:Предприятие. Возможные подходы к использованию инструментария 1С:Предприятия приведены в нашей статье
Жёсткость централизованной модели компенсируется снижением вероятности финансовых рисков. Компания может централизованно планировать потребности в денежных средствах, формируя платёжный календарь в рамках всего холдинга. При этом учитываются заявки на платёж всех предприятий, консолидируются все поступления, что позволяет перераспределять финансовые ресурсы между предприятиями холдинга в соответствии с их потребностями в денежных средствах без привлечения внешнего финансирования, размещать свободные денежные средства всего холдинга, получая при этом более высокий доход от размещения больших сумм.
Необходимость в централизации казначейства может возникать и в связи с достаточно большой удалённостью предприятий холдинга друг от друга, объединением в составе холдинга разнопрофильных предприятий с разным уровнем прибыльности, высокой вероятностью и значимостью финансовых рисков.
Возможны и смешанные формы организации казначейства, сочетающие в себе как признаки централизованной, так и децентрализованной модели. Например, предприятия холдинга могут распоряжаться поступлениями от неосновной деятельности и расходовать эти средства на текущие незначительные платежи, а поступления от основной деятельности и ключевые выплаты являются централизованными.
***
Изменение условий внешнего окружения, в частности, изменение экономической ситуации в стране, для бизнеса, как правило, влечет за собой необходимость пересмотра и принципов его устройства, бизнес - процессов предприятий. Ожидаемо, что изменения в первую очередь будут иметь своей целью минимизацию затрат, необходимость повышения гибкости и эффективности систем управления предприятием. В этой ситуации пересмотр форм организации казначейства также неизбежен. Важно помнить, что выбор оптимальной структуры его устройства неразрывно связан с общей стратегией управления предприятием. При желании сместить функции контроля и согласования платежей в центр, ужесточить процедуры контроля лимитов - акцент будет смещаться в сторону централизованной модели. Предприятия, для которых экономическая ситуация будет диктовать необходимость делегирования полномочий по осуществлению платежей непосредственно в центры затрат (например, исходя из требований оперативности работы, снижения сроков согласования платежей) - выберут форму организации казначейства, более близкую к децентрализованной.
Если задачи организации или реструктуризации казначейства на вашем предприятии являются реалиями текущего дня - о подходах к реализации проекта создания такой службы читайте в нашей следующей статье.
Рекомендуем ознакомиться с нашими услугами по внедрению программ 1С
